Ако ще изпратите по факс писмо, следвайте определени правила, когато го съставяте, така че то да бъде прочетено от адресата и да не бъде изпратено направо в кошницата за отпадъци.
Инструкции
Етап 1
Съставете писмо в текстов редактор MS Word или като използвате шаблон, който може да бъде избран в MS Publisher (с логото на компанията). Ако ще изпращате таблици, е приемливо да използвате и MS EXEL. Снимките трябва да имат разширение.jpgG.
Стъпка 2
Размерът на стандартното писмо, изпратено по факс, е една страница А4. Шрифт - размер най-малко 10 точки. Затова не разпространявайте мислите си по дървото, за да не се налага да изпращате писмо на няколко страници. И не се опитвайте да поберете цялата информация, която смятате за необходима, на една страница, като използвате размери на шрифта, приближаващи се до нула.
Стъпка 3
Бъдете ясни и кратки. Ако вашият адресат се нуждае от допълнителна информация, информационни таблици, снимки, той не се колебае да ви информира за това чрез посочените в писмото ви телефонни номера или имейл адрес. Пишете само за това, което може да представлява интерес за вашия адресат. Ако ви е изпратена заявка, моля, отговорете само на нея.
Стъпка 4
Не вмъквайте в текста твърде малки снимки или картини със сложна графика, така че адресатът ви да няма буквално „размазано“впечатление за вас, вашите услуги и вашата компания.
Стъпка 5
Обръщайте се към всеки адресат по име и бащино име, дори ако изпращате писма по факс. Не забравяйте да благодарите на адресата за четенето на това писмо и едва след това преминете към представянето на информацията, която имате за вашите стоки или услуги, или отговора на въпроса му.
Стъпка 6
Ако се занимавате с търговска поща, опитайте се да привлечете вниманието на потенциален клиент с цени и отстъпки за вашите стоки или услуги, като ги подчертаете графично.
Стъпка 7
Когато приключвате писмото си, не забравяйте да изразите надеждата си за по-нататъшно сътрудничество. Посочете адреса, номера на телефон / факс и имейл на вашата организация (дори ако те вече са били посочени от вас по-рано).
